Supervise la implementación
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Gestión de la sostenibilidad a lo largo del contrato

Una vez usted haya introducido los criterios de sostenibilidad que deben cumplir los proveedores, debe decidir cómo controlará su cumplimiento. Como se presentó en la sección anterior, los detalles relacionados con el proceso deben discutirse abiertamente con el proveedor y acordarse como parte del contrato de contratación.

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En esta sección, incluimos algunos de los mecanismos que se pueden utilizar para monitorear el cumplimiento de los criterios de sostenibilidad durante la implementación del contrato. El establecimiento de estos mecanismos es esencial para garantizar que se cumpla el propósito de introducir criterios de sostenibilidad y recopilar los datos necesarios para medir el progreso en relación con los objetivos más amplios que se han establecido como parte de la estrategia de CPS Abierta.
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Proporcionar canales claros para la retroalimentación de usuarios y ciudadanos. Uno de los elementos clave de una CPS Abierta es tener canales claros y abiertos para recopilar comentarios de usuarios y ciudadanos. Como se mencionó anteriormente, esto puede referirse al seguimiento general de las prácticas de contratación pública para garantizar la transparencia. Sin embargo, esto también puede referirse a los mecanismos que monitorean el cumplimiento de las cláusulas de sostenibilidad en los contratos públicos; presentamos esta idea aquí y la desarrollamos más con ejemplos en los sectores de las ICT y la construcción. 

¿Cómo se puede monitorear el desempeño durante la implementación del contrato?

Existen diferentes mecanismos que pueden usarse para monitorear el desempeño frente a los criterios de sostenibilidad acordados en su contrato. A continuación, hemos incluido algunos de los pasos que se pueden seguir para recopilar los datos de rendimiento necesarios, enmarcados en torno al rendimiento frente al cumplimiento.

Todavía estamos aprendiendo qué funciona para mejorar la sostenibilidad y permitir un cambio fundamental en la forma en que el gobierno compra bienes, obras y servicios para lograr mejores resultados sociales y ambientales, por lo que este ejercicio no debe verse como un 'te pillo' para atrapar a los contratistas y castigarlos, sino más bien como una forma de aprender, iterar y mejorar lo que funciona. Tim Cummins, presidente de la Asociación Mundial de Comercio y Contratación, analiza esto en su artículo: Si salvar el mundo depende de los contratos, ¿es hora de darse por vencido?

Enviar cuestionarios durante la implementación

Una forma de monitorear la implementación de los puntos de referencia de CPS durante un contrato es distribuir cuestionarios a los proveedores en los puntos acordados durante la implementación, especialmente si está tratando de obtener cambios de comportamiento o prácticas. Por ejemplo, si como parte del contrato se ha acordado que los proveedores realizarán una cantidad específica de auditorías de su cadena de suministro, o que no superarán un determinado objetivo de emisiones de CO2, se pueden enviar cuestionarios para solicitar información sobre estos requisitos. Los cuestionarios se pueden "enviar" en puntos acordados, requerir información específica e incluir instrucciones sobre qué documentación de verificación se debe adjuntar para evaluar el desempeño.

Reúna la documentación de verificación relativa a los proveedores

Existen diferentes formas en que los proveedores pueden verificar el desempeño frente a los requisitos de sostenibilidad. Éstos incluyen:

  • Certificados de acreditación frente a los estándares de un esquema de acreditación específico, que puede incluir, por ejemplo, una etiqueta ambiental. Como se explica a lo largo de este kit de herramientas, la mayoría de los marcos habilitadores no permiten hacer referencia a esquemas de ecoetiqueta específicos sin aceptar medios de verificación distintos al certificado de ecoetiqueta. Esto incluye medios de verificación como informes de laboratorio, pruebas o documentación técnica
  • Los proveedores pueden presentar informes de laboratorio para verificar, por ejemplo, la composición de ciertos productos, y los informes de pruebas pueden usarse para verificar factores como las emisiones de ruido o el uso de energía.
  • La documentación técnica incluye, por ejemplo, informes del fabricante que pueden incluir datos relevantes sobre el rendimiento de ciertos productos.
  • Documentación de la empresa para verificar criterios como el estatus de PYME o códigos de conducta de proveedores.

Dependiendo del tipo de contrato, podrá ser difícil recopilar toda la documentación relevante (por ejemplo, recopilar la documentación de verificación de todos los materiales utilizados en un proyecto de construcción o los residuos generados durante la duración del contrato). Para facilitar este proceso, una opción podría ser establecer registros de gestión de materiales o residuos, donde los proveedores puedan importar datos relevantes en las etapas acordadas a lo largo del contrato.

Auditorías de terceros

Involucrar a terceros para realizar actividades de auditoría puede ser una forma útil de monitorear la implementación. Esto podría ser especialmente relevante en contratos con duraciones más largas, y que podrían requerir recursos más allá de los disponibles para la autoridad de contratación o el proveedor. Por ejemplo, se podría contratar a ONGs para monitorear las condiciones de trabajo a lo largo de la cadena de suministro, o se podrían contratar consultorías ambientales para monitorear factores como las emisiones de CO2 durante los proyectos de construcción.

Organización de grupos de trabajo

Las autoridades públicas pueden organizar grupos de trabajo para verificar y monitorear los requisitos de sostenibilidad de los proveedores, especialmente aquellos relacionados con los derechos de los trabajadores. Este grupo de trabajo podría entonces, por ejemplo, planificar inspecciones in situ intermitentes y sin previo aviso, o coordinar otras medidas de desempeño en esta lista.

Utilice actividades de monitoreo de la sociedad civil

Otra forma importante de recopilar los datos necesarios para monitorear el desempeño podría ser mediante la participación de la sociedad civil o los usuarios/beneficiarios de un servicio. La colaboración de los ciudadanos o beneficiarios podría luego habilitarse para recopilar datos, por ejemplo, sobre medidas de salud y seguridad, impacto de los proyectos en las comunidades, etc. Esto se puede hacer mediante el uso de foros comunitarios, la apertura de plataformas en línea, la asignación de organizaciones civiles para recopilar información, aplicaciones, etc. Obtenga más información sobre el rol del monitoreo de acontrataciones aquí y consulte la aplicación Development Check en Acción de Integridad para mayor iluminación.

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Para obtener más ejemplos de cómo monitorear la implementación en contratos de categorías de contrataciones específicas, consulte las secciones sobre construcción y contrataciones de ICT.
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Estudio de caso

Con el establecimiento del sistema de contrataciones electrónicas ProZorro en Ucrania en 2016, Transparency International Ucrania estableció una red de monitores de adquisiciones de la sociedad civil, llamada DoZorro. En tres años, esto había aumentado a dos docenas de organizaciones, y más de 2 millones de personas habían visitado el sitio web.

Además, en ese período de tiempo, la comunidad de DoZorro descubrió infracciones en más de 30 000 licitaciones con un valor estimado de $4 mil millones. Más de 100 000 personas utilizan cada mes su sistema de seguimiento de contraciones y se han corregido infracciones en el 14 % de los casos.

Este monitoreo está integrado oficialmente en el sistema de compras electrónicas del gobierno, y los resultados inspiradores han inspirado redes similares en otros países de la región y más allá.