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Relaciónese con el mercado de provedores
Relacionarse con el mercado de proveedores es importante para todos los procesos de contratación. Sin embargo, adquiere especial relevancia en el contexto de las CPS. Las prácticas de participación pueden ser simples, como comunicar la intención de lanzar una licitación a través de un anuncio, o más complejas, como organizar talleres y eventos para proveedores.
¿Por qué relacionarse con el mercado?
Las prácticas de relación con el mercado en el contexto de la implementación de una CPS Abierta normalmente se llevan a cabo con el propósito de:
- Evaluación de la capacidad del mercado
- Maximizar la oferta de proveedores por oportunidades de contrato
- Promover la confianza y la transparencia
- Recopilación de comentarios sobre su enfoque del mercado
Al decidir qué categorías de contratación priorizar o considerar qué criterios de sostenibilidad deben introducirse en los contratos de contratación pública, es esencial evaluar la capacidad del mercado. Una evaluación exitosa de la capacidad del mercado garantizará que una CPS Abierta constituya una oportunidad para aprovechar el trabajo de sostenibilidad que llevan a cabo los proveedores locales, al mismo tiempo que lo utiliza como una herramienta para promover la innovación y desarrollar progresivamente la capacidad del mercado.
Las actividades de participación en el mercado servirán para promover las oportunidades de licitación, lo que puede resultar en un aumento del número de postores en las licitaciones de contratación pública. Poder elegir entre diferentes proveedores, incluidos aquellos que quizás no hayan considerado la contratación pública antes, aumenta las posibilidades de encontrar la mejor solución a las necesidades identificadas.
Relacinarse con el mercado ofrece una oportunidad para que las autoridades compartan de manera transparente sus planes de contrataciones con los proveedores, sus objetivos de sostenibilidad y las motivaciones detrás de estos objetivos, promoviendo la confianza entre las partes interesadas.
En ocasiones, las decisiones relativas a la estructura de determinados procesos de contratación, o la inclusión de criterios específicos de sostenibilidad, pueden dificultar la participación de determinados proveedores o contradecir las prácticas de mercado existentes. La recopilación de comentarios de los proveedores puede ayudar a corregir esto, asegurando que los procesos de contratación se planifiquen de manera que se maximicen las posibilidades de seleccionar la mejor solución disponible.
¿Cómo puede relacionarse con el mercado de una manera más efectiva?
Las prácticas de participación en el mercado pueden variar según las diferentes etapas del proceso de una CPS Abierta.
Las actividades de relación con el mercado se pueden aplicar a lo largo de los diferentes pasos del diseño de su primer Plan de Acción de una CPS Abierta. Por ejemplo, relacionatse con el mercado es esencial para recopilar los datos necesarios para priorizar las categorías de contrataciones y diseñar criterios de sostenibilidad estandarizados. Los métodos que se pueden utilizar para relacionarse con el mercado durante este proceso pueden incluir:
- Talleres con proveedores para presentar objetivos de sostenibilidad y recopilar los datos necesarios para evaluar la capacidad del mercado.
- Consultas en línea para permitir que los proveedores brinden retroalimentación sobre decisiones estratégicas con respecto a Open SPP, como la priorización de categorías de contrataciones.
- Eventos de la industria para conocer mejor la oferta actual de sostenibilidad en diferentes sectores y recopilar información sobre las diferentes opciones de suministro.
- Encuestas y cuestionarios distribuidos en línea, o en eventos y talleres organizados, para evaluar la capacidad del mercado o recopilar comentarios sobre el enfoque de CPS.
- Involucrarse con grupos prioritarios de CPS Abiertas, como PYME, empresas propiedad de mujeres o propiedad de minorías, para comprender las barreras que podrían enfrentar al acceder a oportunidades de contratación pública. Para comprender estas barreras, también puede ser útil comprometerse con la sociedad civil y las organizaciones sin fines de lucro. Los conocimientos recopilados se pueden utilizar para diseñar enfoques de CPS más accesibles.
- Comunicar su cartera de proyectos permitirá a los diferentes proveedores comprender mejor sus necesidades a largo plazo y los posibles requisitos de sostenibilidad. Esto les permitirá prepararse mejor para responder a las oportunidades de contrato a medida que surjan. Hacer esto puede ser particularmente útil para ampliar la participación entre las PYME, que tienden a tener menos recursos de contratación.
Las actividades de participación en el mercado realizadas durante la fase de planificación de un proceso de contratación se basarán en las necesidades que se hayan identificado y guiarán las decisiones sobre el diseño y los criterios introducidos en el proceso de contratación. Las actividades de participación en el mercado durante esta etapa se pueden solicitar para:
- Realización de estudios de mercado para evaluar la disponibilidad de las soluciones existentes para resolver las necesidades identificadas de la forma más sostenible
- Evaluación de las opciones de entrega del modelo de servicio.
- Comenzar a involucrarse en torno a los criterios de selección, reuniendo una comprensión de qué criterios podrían introducirse durante la contratación para garantizar la selección de la mejor solución posible. Una forma de hacerlo es mediante la publicación de una Solicitud de información (RFI) para recopilar información de proveedores potenciales.
Tenga en cuenta que el trabajo de sostenibilidad en el sector privado a menudo se divide en estas tres áreas ESG, en lugar de los tres pilares del desarrollo sostenible (económico, social y ambiental).Conectarse durante la contratación
Once it has been decided to issue a tender, there are different methods that can be used to engage with the market during the tendering process, some of these include:
- Use a Prior Information Notice (PIN) or a notice of engagement to the market.
- Finding or developing channels to engage with priority supplier groups.
- Facilitate supplier consortia, especially SMEs and priority groups.
- Give clear channels for feedback.
PINs are a tool to notify the market of your intention to award a contract and initiate discussions with potential suppliers, allowing you to assess the availability of sustainable alternatives and gather information for development of the tender specifications.
Many existing suppliers might not be aware of the possibility of selling their solutions to the public sector. To encourage all types of suppliers to apply it is important to go beyond just publishing on the usual procurement portal. This can be done by advertising the opportunities in local events, and engaging with existing groups and communities.
Addressing the lack of sufficient resources, often a key challenge for SMEs looking to participate in procurement processes. This barrier can be overcome by presenting a joint offer with other suppliers. Public authorities can suggest this option to relevant suppliers, run engagement events, and share participant details.
It can also be valuable to request feedback regarding the design of the tender, including the procurement approaches used, and how the sustainability criteria have been introduced, in addition to providing feedback to all suppliers once the tender has been awarded.
Una vez usted haya decidido emitir una oferta, existen diferentes métodos que se pueden utilizar para relacionarse con el mercado durante el proceso de licitación, algunos de estos incluyen:
- Utilice un Aviso de Información Previa (Prior Information Notice (PIN)) o un aviso de compromiso con el mercado.
- Encuentre o desarrolle canales para conectarse con grupos de proveedores prioritarios.
- Facilite los consorcios de proveedores, especialmente las PYME y los colectivos prioritarios.
- Brinde canales claros de retroalimentación.
Los PIN son una herramienta para notificar al mercado su intención de adjudicar un contrato e iniciar conversaciones con posibles proveedores, lo que le permite evaluar la disponibilidad de alternativas sostenibles y recopilar información para el desarrollo de las especificaciones de la licitación.
Es posible que muchos de los actuales proveedores no estén al tanto de la posibilidad de vender sus soluciones al sector público. Para alentar a todos los tipos de proveedores a postularse, es importante ir más allá de simplemente publicar en el portal de compras habitual. Esto se puede hacer publicitando las oportunidades en eventos locales e interactuando con grupos y comunidades existentes.
Abordar la falta de recursos suficientes, a menudo un desafío clave para las PYME que buscan participar en los procesos de contratación. Esta barrera se puede superar presentando una oferta conjunta con otros proveedores. Las autoridades públicas pueden sugerir esta opción a los proveedores relevantes, realizar eventos de compromiso y compartir detalles de los participantes.
También podrá ser útil solicitar comentarios sobre el diseño de la licitación, incluidos los enfoques de contratación utilizados y cómo se han introducido los criterios de sostenibilidad, además de proporcionar comentarios a todos los proveedores una vez que se haya adjudicado la licitación.
Luego de diez años de operación, la Ciudad de México buscó expandir su servicio de bicicletas públicas asequible y amigable con el medio ambiente a más vecindarios, actualizar el diseño y la tecnología, y todo a un costo razonable. La ciudad necesitaba promover la competencia en un mercado concentrado, aprender más sobre las últimas innovaciones y tecnología de bicicletas compartidas y brindar un servicio mejor y más amplio con el mismo presupuesto o menos.
Ciudad de México utilizó la contratación abierta para diseñar un proceso de contratación transparente para adquirir una red de bicicletas públicas moderna, ampliada y fácil de usar. La ciudad publicó una Solicitud de información (RFI) por primera vez, solicitando la opinión de los residentes sobre el diseño de bicicletas compartidas, mantuvo múltiples conversaciones con los proveedores y publicó sus hallazgos en un sitio web fácil de usar. Este enfoque permitió que el equipo y la comunidad de proveedores tomaran decisiones basadas en datos, promovieran la confianza y cumplieran su objetivo.
El nuevo contrato de la ciudad amplía el servicio de 6500 a 9300 bicicletas y de 480 a 687 estaciones de bicicletas, y actualiza la tecnología y el diseño de bicicletas compartidas de la ciudad para que sean más fáciles de usar, todo a aproximadamente la mitad de los costos operativos del antiguo servicio. Otros departamentos han comenzado a replicar las estrategias de contratación abierta de Ecobici para importantes proyectos públicos estratégicos, y la ciudad también mejoró su sistema de contratación electrónica para ayudar a otros a utilizar el enfoque de Ecobici para involucrar a proveedores, ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil al principio de los procesos de contratación de alta prioridad. Lea más sobre este estudio de caso aquí.