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Seleccione el enfoque de contratación adecuado
El diseño de un proceso de contratación pública puede limitar o facilitar la aplicación de prácticas de una contratación pública sostenible y Abierta (CPS Abierta). En esta sección incluimos enfoques de contrataciones que pueden ser útiles para introducir prácticas de una CPS Abierta. Las agencias de contratación deben comunicar abiertamente, para cada proceso de contratación, cuáles de estos enfoques se adoptarán y cómo se sustentan en el marco habilitador.
Contratación basada en resultados
La contratación basada en resultados puede ser otra forma de comenzar a implementar una CPS. La aplicación de un enfoque de contratación basado en resultados consiste en enmarcar las necesidades de compra en términos del resultado que se debe lograr, en lugar de cómo lograr ese resultado, lo que permite que el mercado de proveedores ofrezca diferentes soluciones.
Cuando decida utilizar enfoques de contratación basados en resultados, esto puede generar dos beneficios principales:
- Enfocándose en las necesidades reales Al enmarcar las necesidades en términos de resultados (por ejemplo, la necesidad de un sistema de entretenimiento para pacientes en un centro de salud) en lugar de necesidades específicas (por ejemplo, unidades de televisión), las autoridades públicas abren la opción de considerar diferentes formas de satisfacer las necesidades identificadas. Algunas de las soluciones propuestas por los proveedores podrían responder mejor a las necesidades identificadas que las opciones específicas que podrían considerarse.
- Impulsando la innovación Enmarcar las necesidades en términos de resultados anima al mercado de proveedores a desarrollar y proponer diferentes soluciones.
Para aplicar un enfoque de contratación basado en resultados, usted debe:
- Enmarcar sus necesidades en términos de resultados (consulte la sección sobre evaluación de necesidades para obtener más información al respecto).
- Una vez que tenga una declaración clara de las necesidades del usuario, puede considerar diferentes formas de realizar una licitación. Para contrataciones basadas en resultados, puede ser útil implementar procesos de licitación en dos etapas (ver la sección a continuación).
- Finalmente, puede considerar establecer objetivos de resultados de sostenibilidad a lo largo de la duración del contrato (consulte más información sobre el establecimiento de cláusulas de mejora continua en esta sección).
Los enfoques de contratación basados en resultados pueden ser más útiles cuando:
- No está seguro de las opciones sostenibles disponibles en el mercado.
- Existen múltiples formas de cumplir con la visión que tiene para el contrato.
- Hay estándares de sostenibilidad de la industria menos establecidos para el producto, servicio o trabajo que desea adquirir.
- Las personas dudan en probar algo nuevo, pero están abiertas a probar algo antes de comprometerse por completo.
Procesos de licitación en dos etapas
El uso de procedimientos de contratación en dos etapas implica la posibilidad de establecer un diálogo continuo y divulgar información abiertamente entre proveedores y profesionales de la contratación.
Hay diferentes beneficios de usar procesos de licitación de dos etapas al implementar una CPS Abierta (Open SPP), a continuación incluimos cuatro.
- Permite a la autoridad de contrataciones comprometerse con los proveedores antes de redactar las especificaciones finales. Esto garantizará que los requisitos de sostenibilidad respondan mejor a la capacidad existente del mercado.
- Incentiva la colaboración entre el proveedor y la autoridad de contratacines, pero también facilita la integración de miembros de la cadena de suministro desde el principio del proceso.
- Incentiva la sugerencia de soluciones innovadoras por parte de los proveedores.
- Aumenta las posibilidades de encontrar la mejor solución para las necesidades identificadas.
- Permite a las PYMES un punto de entrada para trabajar con el gobierno.
- Paso 1: Publique un anuncio de contrato y decida los criterios de evaluación para la fase del Cuestionario de precalificación (PQQ).
- Paso 2: Seleccione la primera ronda de proveedores en función de un PQQ con preguntas específicas.
- Paso 3: Entable un diálogo con los proveedores e incorpore a más partes interesadas de la cadena de suministro.
- Paso 4: Redacte las especificaciones de la licitación con base al diálogo con los proveedores para seleccionar las soluciones finales.
- Paso 5: Los candidatos presentan sus ofertas finales.
- Paso 6: Evalúe las ofertas y adjudique el contrato al proveedor seleccionado
El uso de procesos de licitación de dos etapas puede ser especialmente útil en proyectos complejos como la contratación de obras de construcción. También puede ser útil cuando existen estándares de sostenibilidad de la industria menos establecidos para un servicio, producto o trabajo específico.
Contratación conjunta
Uno de los enfoques de contratación que usted puede adoptar dentro de la implementación del CPS es la contratación conjunta. Este enfoque se refiere a la colaboración de múltiples autoridades públicas en una contratación específica. Esta colaboración puede incluir hacer pruebas conjuntas del mercado en las etapas iniciales y vincularse al comienzo de un proceso de contratación, o licitar o contratar conjuntamente con un proveedor durante el proceso.
Exiten diferentes beneficios de usar la contratación conjunta al implementar un CPS Abierto (Open SPP), estos incluyen:
- Apalancar colectivamente el poder adquisitivo para lograr economías de escala.
- Hacer menos contrataciones duplicadas, lo que permite a las autoridades públicas ahorrar el uso innecesario de recursos.
- Estandarizar y alinear las prácticas de sustentabilidad.
- Aumentar el número de proveedores interesados. Ofrece la oportunidad de obtener negocios de más de una autoridad; es un menor esfuerzo para responder a una licitación lo que puede conducir a más negocios
- Paso 1: Comparta sus necesidades u hojas de ruta de contrataciones con otras autoridades de contrataciones. Comunique su portafolio de contrataciones y establezca un canal de comunicación claro entre las autoridades públicas.
- Paso 2: Defina la gestión y el liderazgo del grupo. Decida si trabajará en conjunto como una asociación o le dará a una autoridad el papel principal.
- Paso 3: Acuerde especificaciones y enfoques de contratación similares.
- Paso 4: Relaciónense junto con el mercado.
- Paso 5: Considere el uso de contratos individuales (colabore para compartir las mejores prácticas al evaluar proveedores, o establezca un contrato conjunto (proceso de licitación conjunto, incluida la evaluación de proveedores).
- La contratación conjunta puede ser más útil cuando se implementa la contratación sostenible por primera vez, aprovechando la experiencia de más de una autoridad de contratación para generar prácticas consistentes y estandarizadas (incluso si deciden publicar contratos individuales).
- La contratación conjunta también puede ser útil cuando las necesidades de contratación son las mismas, lo que ayuda a ahorrar recursos. Esto puede ser especialmente útil para autoridades más pequeñas con menos recursos o contratos más pequeños.
En 2015, Wichita, la ciudad más grande del estado de Kansas, EE. UU., se propuso mejorar la calidad de los parques de la ciudad y reducir los costos. En ese momento, los montos de las ofertas de mantenimiento de los terrenos aumentaron un 30 por ciento con respecto al año anterior, los contratistas no cumplían con los estándares de calidad y los funcionarios de la ciudad recibían quejas sobre la altura del césped en los parques infantiles y campos de juego.
Con la ayuda del Laboratorio de Desempeño del Gobierno de Harvard, la ciudad creó una herramienta de recopilación de datos que los inspectores podrían usar en el campo para rastrear el desempeño en indicadores clave (incluida la altura del césped, la prevalencia de malezas y los daños a la propiedad). Luego llevaron a cabo una contratación competitiva en la que, por primera vez, la Ciudad consideró factores como el desempeño anterior y la capacidad de informar sobre métricas clave como parte de la selección de proveedores. El Departamento de Compras también dividió grandes áreas de terreno en parcelas más pequeñas y se acercó a los proveedores que no habían ofertado previamente por los contratos de la Ciudad. Los nuevos contratos reemplazaron los daños punitivos por desempeño deficiente con un bono de desempeño del 5 por ciento para incentivar un desempeño sólido. Los proveedores enviaron facturas con fotografías del trabajo terminado. Esto eliminó la necesidad de que el personal de la ciudad realizara inspecciones en el lugar.
Con este enfoque, la ciudad impulsó la competencia general (el número de proveedores que enviaron respuestas aumentó en un 38 por ciento) sin aumentar los costos. Lo que es más importante, las quejas al administrador de la ciudad sobre el mantenimiento de los terrenos se redujeron sustancialmente.