Recursos
/w=640,quality=80,fit=scale-down)
Recopile información para evaluar las necesidades reales
Cuando decida implementar CPS, no sólo debe considerar cómo seleccionará la opción más sostenible, sino también asegurarse de que existe una necesidad real de los bienes, servicios u obras que va a comprar. A veces, puede encontrar que la opción más sostenible es evitar comprar cualquier cosa. Para evitar compras innecesarias y asegurarse de adquirir lo correcto, es fundamental realizar una evaluación de las necesidades antes de lanzar una licitación.
Identifique las necesidades del usuario
Para hacer una evaluación de necesidades exitosa, es importante tener una comprensión clara de quiénes son los usuarios y recopilar la información necesaria para identificar sus necesidades. Piense en cómo diseñar la contratación con ellos, no solo para ellos.
El primer paso consiste en identificar a los usuarios relevantes, lo cual variará según el objeto del contrato. Estos pueden ser trabajadores de servicios públicos o usuarios de servicios públicos. Por ejemplo, al pensar en qué servicios de catering contratar para un hospital, involucrarse tanto con los pacientes como con el personal del hospital dará como resultado una descripción más precisa de las necesidades del usuario.
Una vez se identifican los usuarios se pueden utilizar diferentes métodos para recopilar los datos necesarios. Estos pueden incluir:
- Distribuir cuestionarios.
- Configuración de una encuesta en línea.
- Llevar a cabo la observación y el análisis para comprender las formas en que se utilizan los servicios actuales.
- Realización de entrevistas u organización de grupos focales con diferentes usuarios.
Dependiendo del tamaño del contrato que se esté considerando, esta investigación también se puede encargar a un tercero.
Algunos de los resultados de la investigación del usuario incluirán: (ver esta sub-sección “Some of the outputs from the user research will include:”
- Un perfil de los diferentes tipos de usuarios.
- Información sobre las necesidades de los diferentes tipos de usuarios.
- Experiencia y problemas encontrados utilizando los servicios disponibles actualmente.
- Una proyección de cómo estas necesidades podrían crecer y evolucionar.
Esta información (le) comunicará
- El tipo de recursos que se necesitan o el resultado que se espera de estos recursos (es decir, un radiador de 300 W frente a una oficina con calefacción de 20 a 22 grados).
- La cantidad de recursos necesarios, o la frecuencia con la que se necesitan servicios específicos.
- Todo requisito técnico que deba incluirse en el contrato en relación con las necesidades del usuario. Por ejemplo, al considerar la contratación de una nueva oficina de TI, este proceso debe informar los requisitos de accesibilidad necesarios para los usuarios.
Compartir el proceso de evaluación de necesidades es una parte esencial de una CPS Abierta. Las autoridades públicas deben compartir abiertamente cómo la investigación de los usuarios ha informado las decisiones con respecto a nuevos contratos. Ser transparente sobre este proceso ayudará a ganarse la confianza de las partes interesadas y minimizar los riesgos de corrupción.
El organismo central de compras de Italia, CONSIP, ha utilizado este enfoque centrado en el usuario de manera efectiva en el sector médico, trabajando directamente con el personal médico para dar forma a los documentos de licitación para su uso en todo el país.
El CONSIP acuerda los términos de referencia de la licitación en consulta con grupos de médicos y asociaciones científicas, mientras que las licitaciones suelen ser redactadas por los propios profesionales médicos. Esto prioriza la calidad del producto, que es vital para el uso médico. Los dispositivos que cumplen con los requisitos financieros y las especificaciones del contrato son probados por médicos y enfermeras en sus hospitales, que luego adjudican el contrato final sobre la base del rendimiento del producto.
El sistema ha sido ampliamente elogiado tanto por profesionales médicos como por proveedores, lo que llevó a su implementación a nivel regional y nacional.
Considere opciones alternativas de contratación
Una vez que se han identificado las necesidades de los usuarios, es importante evaluar diferentes opciones de contratación pública para encontrar una que satisfaga las necesidades de los usuarios de la manera más sostenible posible.
Las autoridades públicas deberían evaluar si en lugar de comprar nuevos productos, los recursos actuales pueden reutilizarse para satisfacer las necesidades identificadas. Otra opción puede ser la licitación para la reparación y mejora de los recursos actuales, fomentando el uso circular y minimizando los residuos. Para identificar los recursos disponibles para reutilizar, reparar o actualizar, también puede ser útil establecer un canal en línea para intercambiar productos y servicios entre autoridades.
En lugar de comprar bienes nuevos, a veces el arrendamiento puede ser una buena alternativa. Arrendar nuevos productos puede conducir a la reutilización de productos existentes y minimizar el desperdicio, promoviendo el uso circular de los recursos.
La contratación conjunta puede ayudar a crear una mayor demanda de productos y servicios ecológicos, lo que, en consecuencia, puede alentar al mercado de proveedores a invertir en alternativas sostenibles. Al agregar sus necesidades a través de la contratación conjunta, las autoridades públicas esencialmente ofrecen a los proveedores la oportunidad de ganar más de un contrato a través de una sola presentación de licitación. Minimizar los recursos necesarios para acceder a estos ingresos puede alentar a más proveedores a invertir en alternativas sostenibles. Para obtener más información sobre la contratación conjunta, consulte esta sección.
Enmarcar las necesidades de los usuarios en términos de resultados puede ayudar a fomentar sugerencias innovadoras y sostenibles de los proveedores (es decir, pedir que una oficina se caliente a 20-22 grados en lugar de pedir un radiador de 300 W). Para obtener más información sobre contrataciones basadas en resultados, consulte el Laboratorio de desempeño gubernamental de la Escuela Kennedy de Harvard y esta sección.
Formule una declaración de necesidades
Una vez haya identificado las necesidades usted las deberá traducir en una declaración de necesidades. La declaración debe incluir información sobre las necesidades identificadas y las alternativas de contratación que se han considerado.
”El Departamento ha identificado la necesidad de 6 pantallas inteligentes para usar en sus 12 salas de reuniones. Las pantallas facilitarán las conferencias web y reducirán la necesidad de imprimir documentos.
Según la consulta de los usuarios, se llevan a cabo un máximo de 6 reuniones que requieren pantallas a la vez.
Los proyectores existentes consumen una gran cantidad de energía ya menudo se estropean.
La declaración de necesidades debe compartirse abiertamente con las partes interesadas relevantes y utilizarse para informar las actividades de participación en el mercado. Es importante identificar si la evaluación de necesidades cae dentro de una de las categorías de contratación prioritarias, y si hay objetivos y metas relevantes establecidas que debe considerar durante el proceso de contratación.
PHW decidió incluir una serie de requisitos de sostenibilidad como parte de la licitación e incluyó un inventario de todos los muebles que eran propiedad de la organización. La oferta ganadora provino de un consorcio de un servicio de diseño de oficinas sostenibles y una empresa de interés comunitario.
Al final, de los 2563 artículos utilizados en la nueva oficina, el 45 % de los artículos se reutilizaron, el 49 % se remanufacturaron y solo el 6 % de los artículos se obtuvieron de nuevas existencias.
En total, se estima que al reutilizar los recursos disponibles, se desviaron del vertedero 41 toneladas de residuos y el proyecto ahorró alrededor de 134 toneladas de CO2.