Elabore obligaciones del contrato
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Elabore obligaciones del contrato

Traducir la sostenibilidad en obligaciones contractuales

Una vez se hayan establecido claramente los criterios de sostenibilidad, deben traducirse en obligaciones contractuales. Esto incluye establecer cómo se monitoreará la implementación y cuáles son las consecuencias en caso de incumplimiento. Para redactar cláusulas contractuales efectivas, estas decisiones deben ser discutidas abiertamente y acordadas por la autoridad de contratación y los proveedores relevantes. Esta sección presenta algunas de las características clave de las cláusulas contractuales exitosas.

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Relacionarse con los proveedores y discutir abiertamente las obligaciones de sostenibilidad conducirá a cláusulas contractuales más efectivas, aumentando el impacto positivo del contrato y minimizando los riesgos de incumplimiento. Sin embargo, este proceso también debe usarse para garantizar que el contrato general sea fácil de usar y que todas las partes interesadas comprendan las responsabilidades clave.

Características clave de las cláusulas del contrato

A menudo, las cláusulas contractuales que hacen referencia a las obligaciones de sostenibilidad no son efectivas o se consideran menos importantes que otras cláusulas comerciales. Un análisis realizado por dos consultoras, EcoVadis y Affectio Mutandi, muestra que esto se debe en muchas ocasiones a factores como las expectativas de seguimiento poco realistas que se establecen en los proveedores, o incluso las contradicciones que a veces surgen entre las cláusulas de sostenibilidad y las comerciales. Sugieren seis características con las que se puede medir la eficacia de las cláusulas contractuales. Incluimos una explicación de estos a continuación.

Precisión: establecimiento de requisitos específicos

Esta característica se refiere al grado de detalle utilizado para describir las expectativas de sostenibilidad establecidas en el proveedor. Si los requisitos son demasiado genéricos, esto socavará la eficacia y fuerza vinculante de la cláusula del contrato. Por ejemplo, si los criterios técnicos o de adjudicación establecían que el proyecto no superaría un objetivo específico de emisiones de CO2, o que se compraría una cantidad específica de productos ecoetiquetados, esto debería reflejarse claramente en el contrato. Estos representarán objetivos contra los cuales es fácil medir el cumplimiento.

Verificabilidad: asegúrese de que los requisitos sean verificables

Una cláusula de contrato eficaz también debe enmarcar los requisitos de sostenibilidad como "obligaciones a evaluar", para dejar claramente espacio para actividades destinadas a verificar el cumplimiento de los requisitos. Los métodos que se utilizarán para controlar el cumplimiento deben acordarse con el proveedor y pueden incluirse en un anexo del contrato. Esto incluye considerar factores como la frecuencia de las actividades de monitoreo, si serán realizadas por el proveedor o por un tercero, y quién es responsable de cubrir los costos. Para obtener más información sobre los posibles métodos, consulte esta sección.

Aplicabilidad: Establecer consecuencias progresivas de los incumplimientos de las cláusulas

Las cláusulas del contrato de sostenibilidad deben determinar consecuencias específicas en caso de incumplimiento. La mejor práctica es establecer las consecuencias progresivas de los incumplimientos de las cláusulas. El desarrollo de un plan correctivo puede ser el primer paso después de un incumplimiento, seguido, si es necesario, por la suspensión del contrato, sanciones y terminación.

Profundidad de cobertura: Vaya más allá de los proveedores de nivel

La profundidad de la cobertura se refiere a las diferentes capas de la cadena de suministro a las que se refieren las cláusulas. Esto es más relevante en términos de cláusulas de sostenibilidad social, como las que se refieren a la necesidad de que el proveedor cuente con un código de conducta y realice actividades de monitoreo a lo largo de la cadena de suministro.

Puede ser complicado hacer cumplir cláusulas más allá de aquellas con las que un proveedor tiene relaciones comerciales directas (es decir, más allá de los proveedores de nivel 1) para cubrir a los proveedores de esos proveedores (nivel 2, etc.). Esta es la razón por la cual establecer un diálogo con los proveedores es crucial para comprender la información actual de la cadena de proveedores y trabajar con el proveedor, o los proveedores que trabajan en ese sector en su área específica, para fomentar la transparencia y aplicar mejores prácticas en cascada a lo largo de una cadena de suministro. Para ver ejemplos sobre cómo se pueden introducir los requisitos de la cadena de suministro en un proceso de contratación, consulte la sección sobre contratación de TI.

Contextualización: adapte los requisitos de sostenibilidad a su contexto

Uno de los desafíos clave con las cláusulas de sostenibilidad en los contratos es que a menudo se usan de manera estandarizada y no se adaptan al objeto del contrato, el contexto local o la capacidad del proveedor. Por ejemplo, es posible que algunas PYME no tengan los recursos para realizar ciertas actividades de monitoreo o participar en diálogos entre industrias. Las cláusulas contractuales no contextualizadas pueden dar lugar a una limitación excesiva de los proveedores, dejando fuera a las empresas más pequeñas y creando dificultades para hacer cumplir las obligaciones.

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Si bien la estandarización de las cláusulas de sostenibilidad puede facilitar la implementación de APP, debe asegurarse de que estas cláusulas tengan en cuenta factores como el tamaño del proveedor y los riesgos de sostenibilidad más relevantes para cada sector. También es importante garantizar una asignación justa de responsabilidades, como el costo de las actividades de monitoreo, para que no toda la presión recaiga sobre los proveedores, especialmente si desea cambios de comportamiento sostenibles.
Consistencia: alinear la sostenibilidad y las obligaciones comerciales

Frecuemtemente, las cláusulas de sostenibilidad se consideran separadas de las demandas comerciales, lo que a veces genera contradicciones en las aplicaciones. Para superar esto, es importante asegurarse de que los problemas de sostenibilidad estén integrados como un elemento clave de un contrato comercial, estableciendo objetivos claros de sostenibilidad, formas de capturar los datos y consecuencias en caso de incumplimiento.

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Tenga claros los estándares de mejoramiento continuo

Como se ha presentado en la sección anterior, qué criterios de sostenibilidad introducir en los contratos de contratación pública deben decidirse en función de diferentes factores, incluida la capacidad de mercado existente. Sin embargo, la capacidad del Estabalecer mercado frente a los estándares de sostenibilidad puede aumentar durante el transcurso de un contrato. Para asegurarse de que los proveedores contratados sigan progresando en relación con los estándares de sostenibilidad, puede incluir estándares claros de mejora continua en las cláusulas del contrato. Esto puede incluir, por ejemplo, establecer objetivos progresivos de minimización de CO2 a lo largo de la duración del contrato, o estándares progresivos de ahorro de combustible.

Incluir estas cláusulas puede ser crucial para garantizar una buena calidad y una buena relación calidad-precio durante todo el ciclo de vida de un contrato. También puede ser útil establecer la mejora continua como condición para la prórroga del contrato o la recontratación. Finalmente, puede considerar la introducción de incentivos financieros adicionales para recompensar este comportamiento.